Классификация расходов, на которые влияют закупки. Веремей Л.

Главная >> Материалы >> Блог Людмилы Веремей >> Расходы на которые влияют закупки

Отдел закупок может сэкономить компании миллионы рублей. Но для этого важно понимать, какие расходы бывают, почему появляются, и как их можно оптимизировать. В этой статье я привела группировку расходов по Линдерсу и рассказала про каждую группу, исходя из своего опыта.

1. Потери из-за дефицита

Причины возникновения:

не налажен учет запасов в компании, поэтому возникают расхождения между остатками в базе данных и фактическими остатками. Специалисты по закупкам видят, что товары есть в наличии, а по факту товары отсутствуют.
недопоставка основных товаров и вспомогательных для внутреннего заказчика. Например, не заменили вовремя картридж для принтера в отделе продаж. Менеджеры тратят рабочее время на то, чтобы добежать до соседнего кабинета и распечатать там пакеты документов для клиентов.
товары от поставщиков доставляются с задержками, никто причины задержек не анализирует. В разных местах случаются провалы в наличии товаров
неудовлетворенность покупательского спроса в текущем периоде. Формируется имидж компании, в которой периодически отсутствуют те или иные товары. Если часть клиентов компании переходит к конкурентам, когда доставки нормализуются, то впоследствии возвращается максимум 80% от количества ушедших.
при товарном дефиците статистика показателей становится неактуальной. Происходит разрыв в поступлении и обработке данных, поэтому сложно прогнозировать показатели на будущие периоды. В таких случаях даже экспертность закупщиков не дает гарантии положительного результата

2. Расходы на размещение и закупку

Причины возникновения:

не функционирует основной бизнес-процесс «от заказа до оплаты»: не соблюдаются графики заказов, сроки согласований и отгрузок, отсутствует контроль за товарами “в пути”. Провалы в наличии товаров чередуются с излишне поступающими объемами
низкая степень автоматизации в отделе закупок: специалисты занимаются прогнозированием спроса в ручном режиме, используя формулу материального баланса в товародвижении, сезонность рассчитывают по принципу “в прошлом году, кажется, в это время начался прирост продаж”. Остатки товаров не сбалансированы
высокая стоимость пополнения запасов. Избыточная численность персонала или большой объем операционной деятельности возникает, когда процессы не автоматизированы и нет контроля за производительностью и эффективностью закупок. В итоге специалистов с избытком, оргтехники много, фонд оплаты труда выходит за все разумные пределы, закупки ведут базу данных, работают с заказами поставщикам и сверяют закупочные цены.
не настроенный электронный документооборот с поставщиками и дорогостоящий процесс перемещения документов. Посчитайте, сколько рабочего времени тратит закупщик, чтобы собрать недостающие сопроводительные документы от поставщиков для бухгалтерии Или чтобы сформировать акты сверки и разобраться с возвратами и переплатами
расходы на доставку от поставщиков до компании. В компаниях среднего и малого бизнеса в лучшем случае посчитан средний процент транспортных расходов на доставку от поставщиков по всей компании. А вот вклад каждой товарной группы в этот показатель не учитывают. По этой причине интересные предложения новых поставщиков могут быть пропущены закупщиком: к цене закупки добавили очень усредненный % транспортных и все… не проходит цена. А вот если бы транспортные считались для определенной товарной группы, эффективность работы была бы выше.
дополнительные страховые расходы и сервисные услуги транспортных компаний, упаковки, маркировки, проверки в пути и перемещение по платным дорогам. Порой проезд по платной дороге становится экономичнее из-за того, что на обычной дороге автомобиль застревает в пробке и теряет время и ГСМ, продвигаясь вперед в 5-6 раз медленнее. Тоже самое и с транспортной упаковкой. Если товар систематически поступает на склад с повреждениями, но закупки упорно экономят на дополнительной упаковке, то нужно сравнить степень потерь в обоих случаях. Для этого нужно сложить стоимость упаковки и время сотрудников (склад, закупки, бухгалтерия) на закрытие рекламаций. А бывает наоборот, у поставщика стандартом закреплена дополнительная транспортная упаковка, которая значительно увеличивает расходы на перевозку (например, обрешетка), но для сохранения товара при перевозке по факту достаточно и заводского плотного картона с внутренними прослойками

3. Расходы из-за колебаний стоимости доставки, перевозку, перемещение

Причины возникновения:

дорожает логистика, услуги транспортных компаний и ГСМ. Транспортно-экспедиционные компании редко информируют своих клиентов об увеличении тарифов заранее. А вот если бы прописать в договоре с ТЭК пункт об информировании не позднее, чем, например, за 15 дней до повышения тарифов, то экономить было бы проще.
не рассчитаны минимум-оптимум-максимум процента транспортных расходов и товар перевозят дорогим транспортом и небольшими партиями.
часто возникают непланируемые транспортные расходы. Например, когда проводят акцию на сезонные товары без информирования/согласования с закупками, или клиенты быстро раскупают товар из-за отсутствия оного у других компаний на локальном рынке. В этом случае закупки оперативно, но вне графика заказывают необходимый товар со всеми дополнительными расходами. Хорошо, если бюджет компании позволяет такие расходы, но ведь и доходов становится меньше.
не разработана система доставок у основных и альтернативных поставщиков. Если у основного поставщика нет товара, то нужно искать его у альтернативного поставщика, которого в данном случае требуется быстро найти, договориться и организовать быструю доставку. А, как известно, рынки поставщиков в некоторых отраслях очень даже дефицитные.

4. Расходы на содержание, наличие, владение

Причины возникновения:

не сформирован график заявок и доставок поставщиков или составлен для галочки. В результате склад загружен доставками и приемками неравномерно: в одни дни складские сотрудники простаивают, а в другие дни выходят на переработки, раздувая фонд оплаты труда. Компания вынуждена оплачивать и простои, и переработки.
не налажен учет срока годности товаров. В компании появляются просроченные товары, которые поглощают средства за закупку и утилизацию. Происходят потери из-за судорожных действий закупок, складов, маркетинга и продаж по разработке распродажных акций, эффект которых не всегда сопоставим с объемом затраченных усилий и средств.
не заключены соглашения с поставщиками и производителями на послепродажный сервис и гарантийный срок поставляемой продукции. В этом случае все гарантийные случаи и сервисные услуги оплачивает компания из своего бюджета.
при поставке товаров из-за рубежа сотрудники отдела внешнеэкономической деятельности должны прогнозировать разные варианты накладных расходов, на которые компания может влиять. Например, тарифы на сертификацию ввозимой продукции в ряде отраслей имеют большой диапазон в различных лабораториях. Нужно просто поискать. То же самое рекомендую в случае выбора места пересечения границы: кто-то везет через Северные порты, а кто-то экономит на перевозке через Дальний Восток.
при закупке оборудования и оргтехники учитывается только стоимость покупки изделия, а стоимость владения, которая включает в себя стоимость расходных материалов и амортизацию изделия за планируемые годы использования, не считается. В итоге компания теряет бюджет на покупке дорогостоящих расходников.

5. Расходы на процессы и настройки

Причины возникновения:

ошибки, которые происходят в системе. Если не делать работу над ошибками, со временем расходы компании на устранение последствий этих ошибок только увеличиваются
если отдел закупок не планирует кредиторскую задолженность и суммы оплат поставщикам на будущие периоды, то финансисты рано или поздно будут вынуждены брать срочные кредиты или закрывать депозиты, чтобы избежать стоп-отгрузок от поставщиков
отсутствие адаптации, ввода в должность и системы наставничества для новых сотрудников. В такой компании коэффициент текучести кадров выше, чем в той, где процесс ввода в должность настроен. Фонд оплаты труда при высоком k текучести кадров, разумеется, расходуется избыточно.