Контроль закупок

Главная >>  Концепция >> Контроль закупок

БЛИЖАЙШИЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

Почему нельзя контролировать закупки выборочно?

Потому что риски и ошибки возникают на разных этапах, и каждый пробел в системе контроля ведет к конкретным финансовым потерям:

• На уровне менеджера: слабый самоконтроль ведет к закупкам по завышенным ценам, ошибкам в заказах и хроническому дефициту ключевых позиций.
• На уровне руководителя отдела: отсутствие контроля выполнения KPI грозит разбалансировкой ассортимента, ростом неликвидов и неэффективными отношениями с поставщиками.
• На уровне топ-менеджмента: непонимание показателей работы закупок в динамике приводит к стратегическим ошибкам в планировании и потере конкурентного преимущества.

По опыту, грамотная оптимизация этого процесса может повысить чистую прибыль предприятия на 10–60%. Давайте разберем, как должна быть организована трехуровневая система внутреннего контроля закупок, и какие задачи решает каждый участник.

Уровень 1: Самоконтроль и оперативная отчетность менеджеров по закупкам

Менеджер по закупкам — это первая и ключевая линия финансовой защиты. Его задача — ежедневно отслеживать показатели своей деятельности, сверяя факт с планом или факт с нормативом.

Для этого он должен досконально знать:

• Установленные нормативы и KPI для своих категорий.
• Допустимые диапазоны отклонений по ключевым показателям (оборачиваемость, маржа, выполнение плана).
• Внутренние регламенты и бизнес-процессы в закупках.

Как организован контроль на этом уровне (практические шаги и периодичность):

• Ежедневно: контроль остатков, OOS (out-off-stock), исполнения графика заказов и доставок.
• Еженедельно: план-фактный анализ графика оплат поставщикам, нормы маржи по ключевым товарам и поставщикам.
• Ежемесячно: контроль выполнения персональных KPI и предоставление его руководителю с оценкой отклонений.

Большинство практических инструментов для оперативного и тактического самоконтроля — от построения отчетов до расчета KPI — я подробно разбираю на тренингах Управление ассортиментом. Категорийное управление и Управление запасами.

Уровень 2: Стратегический контроль руководителя отдела закупок

Данные для контроля на этом уровне формируются на основе оперативных отчетов руководителя по менеджерам, консолидируются и анализируются уже в разрезе всего отдела с фокусом на утвержденные KPI закупок. Руководитель отдела оценивает показатели в целом, контролируя не только работу каждого менеджера, но и синергию отдела, его вклад в общие цели компании.

Для контроля он использует как те же отчеты, что и менеджеры (но с расширенными правами доступа), так и специальные сводные отчеты, отражающие общую эффективность.

Ключевые направления контроля для руководителя отдела:

Ассортимент и запасы

• Контроль ассортиментной матрицы на достаточность ширины и глубины.
• Анализ оборачиваемости запасов, объема дефицита и излишков.
• Разработка мер по оптимизации. Некоторые методики вы найдете в статьях об  управлении ассортиментом и управлении запасами.

Ценообразование и управление поставщиками

• Соблюдение стратегии и методик ценообразования.
• Контроль договорной деятельности и системное улучшение условий работы с поставщиками.
• Динамика OTIF (on-time-in-full)
• Распределение закупочного бюджета в соответствии с рейтингом и стратегической ценностью поставщиков, личные встречи с ключевыми партнерами. Основы этой работы раскрыты в руководстве по управлению поставщиками.

Управление персоналом, производительностью и усиление внутренней синергии

• Контроль рабочей дисциплины, микроклимата и загруженности.
• Системная оценка компетенций сотрудников для принятия кадровых решений и планирования обучения закупок. Составление ИПР (индивидуальных планов развития).
• Мониторинг взаимодействия с другими подразделениями (складом, продажами, маркетингом, финансами, IT, юристами, службой безопасности и т.д.).

Закупочная деятельность и процессы

• Контроль соблюдения бизнес-процессов.
• Сбор и анализ обратной связи от смежных отделов о работе закупок.
• Актуализация и обновление бизнес-процессов.

Периодичность контроля руководителя:

• Еженедельно: анализ сводных показателей по категориям, работа с проблемными точками.
• Ежемесячно: аудит выполнения бизнес-процессов, глубокий разбор рейтинга поставщиков, оценка выполнения планов отдела.

Уровень 3: Стратегический контроль со стороны высшего руководства предприятия

Высшее руководство (генеральный или коммерческий директор) не погружается в оперативные детали. Его задача — контролировать итоговые, стратегические показатели работы отдела закупок, которые напрямую влияют на финансовый результат компании. Эти показатели — производное от эффективной работы двух предыдущих уровней.

Топ-менеджеру следует регулярно отслеживать:

• Динамику маржинальности закупаемой продукции (маржинальность запасов).
• Выполнение плановых показателей отдела (выручка, оборачиваемость) в динамике и причины отклонений.
• Удельный вес неудовлетворенного спроса и товарных неликвидов.
• Соблюдение требований к поставщикам.
• Процент претензий к поставщикам от общего оборота.
• Динамику уровня логистических расходов входящего грузопотока.
• Оценку работы отдела закупок «внутренними клиентами» (другими отделами).
• Эффективность системы мотивации отдела.

Источники объективных данных для руководства:

• Сводные отчеты руководителя плюс отчеты финансово-экономической службы.
• Справки из отдела продаж и склада о качестве работы закупок.
• Информация от отдела маркетинга и службы безопасности.
• Прямые контакты с руководством ТОП-20% ключевых поставщиков.

Периодичность контроля на высшем уровне:

• Ежемесячно: мониторинг стратегических KPI (маржа, оборачиваемость, выполнение бюджета, service level).
• Квартально: глубокий анализ эффективности системы закупок в целом, утверждение планов развития.
• Ежегодно: соотношение бюджета доходов и расходов подразделения, производительность и эффективность по параметрам, установленным на предприятии и т.д.

Как внедрить или укрепить систему контроля закупок?

Выстроенная система внутреннего контроля закупочной деятельности — это инвестиция в стабильность и рентабельность бизнеса.

Практический шаг для самодиагностики:

Пройдите по тезисам этой статьи для каждого уровня контроля. Объективно ответьте, настроены ли инструменты контроля закупок на трех уровнях на вашем предприятии. Если ответы вызывают сомнения или данные для них недоступны — ваша система требует профессиональной настройки.

Я готова провести аудит закупок на вашем предприятии и выдать описание ситуации, включая рекомендации:

• Полное описание ситуации «здесь и сейчас» со схемами бизнес-процессов, систематикой специалистов (оценка уровня компетенций), описанием пакета документов отдела.
• Оценку достаточности контроля на каждом уровне.
• Оценка уровня автоматизации ключевых функций закупок и эффективности использования имеющихся отчетов.
• Описание системы KPI и материальной мотивации для отдела.

Аудит может быть проведен как по отдельным направлениям деятельности закупок, так и по деятельности отдела в полном объеме.

На начальной стадии взаимодействия совместно с Заказчиком мы составляем техническое задание с перечислением целей аудита, разделов с подробным описанием содержания и результатов работ. После этого формируем план проведения аудита, хронометража рабочего времени, форматы и график встреч, объем возможных дополнительных работ

Не оставляйте закупки без многоуровневого контроля. Начните с самодиагностики, а если нужно — обращайтесь за экспертной помощью. Это ваш надежный инструмент для защиты и приумножения прибыли.

Я предлагаю свои услуги: консультации, практические сессии или полное ведение проекта, направленного на разработку качественной системы контроля для отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Людмила Веремей

    практикующий эксперт по закупкам, мой главный KPI — рост прибыли моих клиентов.

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

поделиться в соц.сетях:

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2018-2022. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.