Контроль закупок

• Онлайн «Управление товарными запасами на предприятии» 31 января — 14 марта 2025г.

Руководитель отдела закупок должен контролировать:

1. 1. 1. Ассортимент
         1. Прайс-лист (стабильности и/или изменяемость)
         2. Достаточность глубины и ширины ассортимента для предприятия
         3. Эффективность ассортиментных матриц (если они используются для работы на предприятии)
      2.  Товарные запасы
         1. Соответствие оборачиваемости товарных запасов нормативам
         2. Объем дефицита, излишков, неликвидов товаров
         3. Разрабатывать меры по их предотвращению.
      3. Ценообразование
         1. Контроль соблюдения стратегии ценообразования, принятой на предприятии
         2. Контроль соблюдения методик ценообразования.
      4. Поставщики
         1. Руководитель следит за договорной деятельностью в соответствии с требованиями, принятыми на предприятии
         2. За систематическим улучшением условий работы с поставщиками (в т.ч. сам осуществляет эту работу)
         3. За грамотным распределением ресурсов предприятия в соответствии с рейтингом поставщиков
         4. За мониторингом поставщиков
         5. Периодически сам встречается с ключевыми поставщиками и с новыми поставщиками.
      5. Персонал
         1. Контролирует трудовую дисциплину и соблюдение корпоративной культуры сотрудниками закупок
         2. Отслеживает изменения микроклимата в отделе закупок
         3. Оценивает загруженность персонала и выполнение функциональных обязанностей
         4. Систематически проводит оценку персонала с целью принятия кадровых решение и выявления потребностей в обучении отдела закупок
         5. Контролирует ЗП на рынке, на котором работает предприятие (собирать и систематизировать информацию можно с помощью HR-службы)
         6. Мониторит взаимодействие сотрудников отдела закупок с другими подразделениями компании
      6. Закупочная деятельность
         1. Контролирует выполнение БП сотрудниками закупок
         2. Собирает и анализирует обратную связь от смежных подразделений, касающуюся работы отдела закупок

Показатели, по которым высшему руководству следует контролировать закупки, следующие:

• Маржинальность товаров (в динамике)
• Выполнение запланированных показателей (выручка, оборачиваемость товарных запасов, суммы бонусов поставщиков) и в случае отклонений – разобраться с причинами возникновения
• Удельный вес неудовлетворенного спроса клиентов
• Динамика объемов закупок по каждому из ТОП20% поставщиков
• Удельный вес товарных неликвидов
• % претензий поставщикам относительно закупочного товарооборота
• % логистических расходов на входящий грузопоток (в динамике)
• Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами (=другими подразделениями предприятия)
• Степень загруженности сотрудников отдела закупок
• Эффективность системы мотивации сотрудников и руководителя отдела закупок

Руководитель предприятия должен иметь соответствующую отчетную базу для самостоятельного использования.

Помимо этого, объективные данные о работе отдела закупок должны систематически предоставлять:

• Финансово-экономический отдел
• Отдел продаж (или магазины)
• Склад предприятия
• Отдел маркетинга
• Возможно, служба безопасности

Форма предоставления – сводные отчеты или справки установленной формы.

Важным источником информации являются внешние контрагенты – поставщики. Руководитель предприятия, как уже говорилось, должен владеть подробной информацией о ТОП20% поставщиков. Еще лучше, если руководитель будет непосредственно знаком с руководством этих поставщиков и поддерживать с ними отношения. Информацию о многих точках контроля закупок на уровне специалистов и руководителя отдела я даю на моём тренинге «Точные закупки».

Для любого предприятия я готова провести аудит для определения достаточности систем контроля на всех уровнях с выдачей письменных рекомендаций и, при необходимости, технических заданий и описания системы KPI и системы материальной мотивации персонала отдела закупок.
На моем однодневном семинаре «Контроль закупок (семинар для первых лиц)» я даю подробную практическую информацию о том, что руководители предприятий должны всегда знать об отделе закупок и как влиять на его развитие.

Как показывает практика, оптимизация деятельности отдела закупок в сочетании с чёткой системой позволяет максимизировать чистую прибыль предприятия на 10% — 60%.