Контроль закупок

Главная >>  Концепция >> Контроль закупок

Контроль закупок -3 уровня

Контроль закупок должен осуществляться на всех уровнях:

  • Сами менеджеры по закупкам
  • Руководитель отдела закупок
  • Руководство предприятия (собственными силами и силами смежных подразделений)

Контроль закупок силами специалистов отдела

Контроль закупок силами специалистов отдела

Менеджеры отдела закупок должны регулярно контролировать все показатели своей деятельности с помощью отчетов, аналитических систем и сверок плановых значений всех показателей деятельности с фактическими.
Соответственно, менеджеры отдела закупок должны «на зубок» знать нормативы показателей деятельности (KPI), разрешенные диапазоны отклонений/допусков по разным показателям деятельности, плановые показатели, внутренние регламенты отдела закупок.
Большинство точек контроля, касающихся тактической деятельности закупок, я подробно освещаю на моём семинаре-тренинге «Точные закупки». Также в программе этого тренинга подробно разбирается кто и какие показатели для отдела закупок рассчитывает, порядок их утверждения и как они должны влиять на мотивацию сотрудников.
Разумеется, что любой менеджер закупок должен периодически отчитываться перед своим непосредственным руководителем.

Контроль закупок силами руководителя отдела закупок

Контроль закупок руководителем отдела

На втором уровне контроля руководитель закупок кроме отчетов своих подчинённых должен контролировать выполнение показателей отдела в целом.
Как правило, руководитель отдела закупок руководствуется (использует в работе) теми же отчётами, аналитических блоками, план-фактовыми анализами, что и менеджеры закупок. Но он дополнительно к этому контролирует данные по отделу целиком и с иной периодичностью, чем менеджеры.
Соответственно, во всех отчетах должны быть аккуратно настроены права доступа (это точка контроля ИТ-службы и отдела безопасности).
Разумеется, у начальника отдела закупок могут и должны быть «свои» отчеты. Всё зависит от уровня его полномочий и обязанностей.
Очень подробно об отчетах отдела закупок и тех. заданиях к ним я рассказываю на тренинге «Точные закупки».

Руководитель отдела закупок должен контролировать:

Контроль закупок - точки контроля

      1. Ассортимент
        1. Прайс-лист (стабильности и/или изменяемость)
        2. Достаточность глубины и ширины ассортимента для предприятия
        3. Эффективность ассортиментных матриц (если они используются для работы на предприятии)
      2.  Товарные запасы
        1. Соответствие оборачиваемости товарных запасов нормативам
        2. Объем дефицита, излишков, неликвидов товаров
        3. Разрабатывать меры по их предотвращению.
      3. Ценообразование
        1. Контроль соблюдения стратегии ценообразования, принятой на предприятии
        2. Контроль соблюдения методик ценообразования.
      4. Поставщики
        1. Руководитель следит за договорной деятельностью в соответствии с требованиями, принятыми на предприятии
        2. За систематическим улучшением условий работы с поставщиками (в т.ч. сам осуществляет эту работу)
        3. За грамотным распределением ресурсов предприятия в соответствии с рейтингом поставщиков
        4. За мониторингом поставщиков
        5. Периодически сам встречается с ключевыми поставщиками и с новыми поставщиками.
      5. Персонал
        1. Контролирует трудовую дисциплину и соблюдение корпоративной культуры сотрудниками закупок
        2. Отслеживает изменения микроклимата в отделе закупок
        3. Оценивает загруженность персонала и выполнение функциональных обязанностей
        4. Систематически проводит оценку персонала с целью принятия кадровых решение и выявления потребностей в обучении отдела закупок
        5. Контролирует ЗП на рынке, на котором работает предприятие (собирать и систематизировать информацию можно с помощью HR-службы)
        6. Мониторит взаимодействие сотрудников отдела закупок с другими подразделениями компании
      6. Закупочная деятельность
        1. Контролирует выполнение БП сотрудниками закупок
        2. Собирает и анализирует обратную связь от смежных подразделений, касающуюся работы отдела закупок

Контроль закупок на уровне высшего руководства

Контроль закупок высшим руководством

Следующий уровень контроля – высший руководитель. Это может быть коммерческий директор, исполнительный директор или Генеральный директор. Все зависит от структуры конкретного предприятия.
На данном уровне очень важно системно контролировать выполнение основных показателей деятельности предприятия в разрезе каждого подразделения, в т.ч. отдела закупок.

Показатели, по которым высшему руководству следует контролировать закупки, следующие:

  • Маржинальность товаров (в динамике)
  • Выполнение запланированных показателей (выручка, оборачиваемость товарных запасов, суммы бонусов поставщиков) и в случае отклонений – разобраться с причинами возникновения
  • Удельный вес неудовлетворенного спроса клиентов
  • Динамика объемов закупок по каждому из ТОП20% поставщиков
  • Удельный вес товарных неликвидов
  • % претензий поставщикам относительно закупочного товарооборота
  • % логистических расходов на входящий грузопоток (в динамике)
  • Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами (=другими подразделениями предприятия)
  • Степень загруженности сотрудников отдела закупок
  • Эффективность системы мотивации сотрудников и руководителя отдела закупок

Руководитель предприятия должен иметь соответствующую отчетную базу для самостоятельного использования.

Помимо этого, объективные данные о работе отдела закупок должны систематически предоставлять:

  • Финансово-экономический отдел
  • Отдел продаж (или магазины)
  • Склад предприятия
  • Отдел маркетинга
  • Возможно, служба безопасности

Форма предоставления – сводные отчеты или справки установленной формы.

Важным источником информации являются внешние контрагенты – поставщики. Руководитель предприятия, как уже говорилось, должен владеть подробной информацией о ТОП20% поставщиков. Еще лучше, если руководитель будет непосредственно знаком с руководством этих поставщиков и поддерживать с ними отношения. Информацию о многих точках контроля закупок на уровне специалистов и руководителя отдела я даю на моём тренинге «Точные закупки».

Для любого предприятия я готова провести аудит для определения достаточности систем контроля на всех уровнях с выдачей письменных рекомендаций и, при необходимости, технических заданий и описания системы KPI и системы материальной мотивации персонала отдела закупок.
На моем однодневном семинаре «Контроль закупок (семинар для первых лиц)» я даю подробную практическую информацию о том, что руководители предприятий должны всегда знать об отделе закупок и как влиять на его развитие.

Как показывает практика, оптимизация деятельности отдела закупок в сочетании с чёткой системой позволяет максимизировать чистую прибыль предприятия на 10% — 60%.

Я предлагаю свои услуги: консультации, практические сессии или полное ведение проекта, направленного на разработку качественной системы контроля для отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Заказать обратный звонокНабрать: +7(914)402-48-82Написать на lv@veremey.ruНаписать на WhatsApp

Людмила Веремей

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

Москва, 18-19-20 сентября 2019г.

Москва,  31 окт.- 1 нояб. 2019г.

Москва, 13-14-15 ноября 2019г.

Москва, 28-29 ноября 2019г.

Москва, 4-5-6 декабря 2019г.

Эмблемка Тренинги по закупкам

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

Веремей Людмила

Точные закупки ®

Максимизация прибыли компании через точное управление ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках.

поделиться в соц.сетях:

Связаться со мной:

    Заказать обратный звонок

    Набрать: +7 (914) 402-4882

    lv@veremey.ru

WhatsApp-icon     Написать на WhatsApp

    Россия, Белоруссия, Казахстан

    Пн - Пт: 8:30 - 19:00 МСК

Людмила Веремей - консультант по точным закупкам и бизнес-тренер

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2019. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.