Скрытые расходы в закупках: статьи убытков, план устранения

Главная >> Материалы >> Блог Людмилы Веремей >> Расходы на которые влияют закупки

Расходы на которые влияют закупки: 5 скрытых статей убытков и как ими управлять

Ваш отдел закупок экономит на цене, но общая прибыль компании не растет? Вероятно, вы сталкиваетесь со скрытыми расходами, которые возникают из-за несовершенства процессов. Эти убытки могут незаметно «съедать» миллионы рублей. В этой статье я, используя группировку Линдерса, разбираю пять ключевых видов расходов, на которые могут и должны влиять закупки, и даю практические шаги по их оптимизации.

1. Потери из-за товарного дефицита

Это самые опасные расходы, так как они ведут не только к прямым убыткам, но и к потере клиентов и репутации.

Причины возникновения:

Неотлаженный учет запасов, приводящий к расхождению между данными в системе и фактическими остатками.
Недопоставка ключевых товаров и расходных материалов (например, картриджей для принтера), парализующая работу других отделов.
Систематические задержки поставок без анализа и устранения причин.
Формирование имиджа ненадежной компании и потеря до 20% ушедших клиентов навсегда.
Искажение статистики и невозможность точного прогнозирования.

Что делать?

Наладить регулярную сверку остатков, внедрить инструменты для точного прогнозирования спроса, такие как XYZ-анализ в закупках, и ужесточить контроль над соблюдением поставщиками сроков.

2. Расходы на размещение заказа и выполнение закупки

Эти операционные издержки часто завышены из-за ручного труда и неэффективных процедур.

Причины возникновения:

Сбои в основном бизнес-процессе «от заказа до оплаты».
Низкая автоматизация: ручное прогнозирование, расчет сезонности «на глаз», несбалансированные остатки.
Высокая стоимость пополнения запасов из-за избыточного ФОТа и низкой производительности.
Дорогой бумажный документооборот с поставщиками.
Неучтенные или усредненные транспортные расходы, искажающие реальную стоимость закупки.
Неоптимальные расходы на упаковку и страховку: как чрезмерная экономия, так и переплата.

Что делать?

Автоматизировать ключевые бизнес-процессы в закупках, внедрить электронный документооборот, рассчитывать логистические расходы в разрезе товарных групп, а при повреждениях товара в пути — оценивать целесообразность претензий и дополнительной упаковки, следуя принципам эффективной претензионной работы.

3. Расходы из-за колебаний стоимости перевозки

Логистика — область, где непрозрачность тарифов ведет к постоянному перерасходу бюджета.

Причины возникновения:

Непредсказуемый рост тарифов транспортно-экспедиционных компаний.
Отсутствие расчетов по минимуму, оптимуму и максимуму транспортных расходов, что ведет к использованию дорогого транспорта для мелких партий.
Неплановая доставка из-за непрогнозируемых всплесков спроса или несогласованных акций.
Отсутствие продуманной системы доставки у альтернативных поставщиков, что в кризисной ситуации приводит к спешке и удорожанию.

Что делать?

Закрепить в договорах с перевозчиками условие о заблаговременном уведомлении об изменении тарифов. Разработать и регулярно обновлять план логистики с разными сценариями.

4. Расходы на содержание и владение запасами

Эти издержки напрямую связаны с неэффективным управлением складом и товарными остатками.

Причины возникновения:

Неравномерный график поставок, ведущий к простоям или переработкам склада.
Появление просроченных товаров из-за плохого учета сроков годности.
Отсутствие соглашений с поставщиками о послепродажном обслуживании, из-за чего компания берет гарантийные расходы на себя.
Неоптимизированные накладные расходы при импорте (сертификация, выбор маршрута).
Учет только стоимости закупки оборудования без учета стоимости его владения (расходники, амортизация).

Что делать?

Внедрить систему категорийного менеджмента с применением ABC-анализа для дифференцированного управления разными группами товаров. Согласовать с поставщиками условия по сервису и оптимизировать импортные процедуры.

5. Расходы на ошибки и перенастройки процессов

Эти затраты возникают в результате слабого управления и недообученности персонала.

Причины возникновения:

Нерегулярная работа над ошибками в системе, что увеличивает стоимость их устранения.
Отсутствие планирования кредиторской задолженности, ведущее к внеплановым кредитам и потерям на процентах.
Высокая текучесть кадров из-за отсутствия адаптации и наставничества, что раздувает ФОТ.

Что делать?

Внедрить регулярный внутренний аудит закупок для выявления системных сбоев. Наладить планирование платежей и выстроить систему адаптации и обучения новых сотрудников.

Итог: как начать управлять скрытыми расходами

Для эффективного управления нужно перейти от разрозненных действий к системе. Следующие шаги помогут вам начать:

Группа расходов	Ключевой риск для бизнеса	Первый практический шаг для решения
Дефицит	Потеря клиентов и искажение данных	Провести аудит точности учета остатков.
Затраты на закупку	Неконтролируемый рост операционных издержек	Автоматизировать один самый трудоемкий процесс.
Колебания логистики	Непредсказуемость и рост себестоимости	Проанализировать тарифы 2-3 альтернативных перевозчиков.
Содержание запасов	Замороженные деньги в неликвидах и просрочке	Провести ABC/XYZ-анализ товарного портфеля.
Ошибки процессов	Повторяющиеся потери и низкая продуктивность	Внедрить еженедельный разбор ключевых ошибок в отделе.

Главный вывод: Закупки — это не просто сервисный отдел, а центр управления расходами. Превратить его в источник прибыли можно только через системную работу.

Если вы хотите получить индивидуальный план по сокращению скрытых расходов в вашей компании, начните с профессиональной диагностики — закажите аудит закупок. Для глубокого изучения тем рекомендую свои курсы: «Управление товарными запасами» и «Категорийный менеджмент».