Про обучение закупок

Как эффективно выстроить систему обучения менеджеров по закупкам

Часто наблюдаю, что в организациях вспоминают про обучение, когда нужно освоить бюджет на развитие персонала или наступил кризисный момент, который не удается урегулировать своими силами.
На самом деле с точки зрения эффективности бизнеса обучение сотрудников следует начинать тогда, когда руководство принимает решение о создании или реорганизации отдела закупок и формирует требования к кандидатам.
Для наглядности я нарисовала пирамиду обучения, базой для которой послужили мои 20 лет в управлении закупками.

Пирамида обучения закупкам

Пирамида обучения демонстрирует поэтапную систему развития компетенций специалистов по закупкам

В этой статье я связала все этапы обучения специалистов и выгоды компании.

Обучаем

Процесс подбора персонала эффективен, когда в организации разработаны четкие требования к кандидатам и он (подбор) проводится в несколько этапов.

1) На первом этапе кандидат проходит собеседование в службе персонала. Требования к соискателям формирует руководитель отдела закупок либо коммерческий директор.

Если у HR нет глубоких знаний специфики работы закупок, то для первого собеседования достаточно сформировать список минимальных требований к специалисту:

  • компьютерная грамотность
  • математические способности
  • владение алгоритмами расчета относительных и абсолютных величин
  • знание основ закупочной деятельности
  • грамотное ведение переговоров

Эти навыки легко проверить по заранее заготовленным тестам.

Пример готового онлайн-теста:  https://veremey.ru/test-zakupochnika

2) Второй этап проводит руководитель отдела закупок или коммерческий директор. На нем необходимо проверить специальные знания закупочника с помощью интервьюирования и решения практических задач.

На таком собеседовании я рекомендую задавать открытые вопросы, которые дадут понимание, занимался ли специалист нужной деятельностью, и насколько он разбирается в закупочных процессах:

  • «Что вы знаете о конкуренции на нашем рынке?»
  • «Какие переговоры вы считаете результативными?»
  • «По каким параметрам вы оценивали эффективность своей работы по управлению ассортиментом на предыдущем месте работы?»

На данном этапе необходимо убедиться, что специалист хорошо владеет инструментами Excel и умеет работать с большими массивами данных.

Если кандидат приходит на позицию менеджера с управленческими функциями, то рекомендую подготовить задачи на расчет себестоимости, наценки, валовой прибыли, изменения валовой прибыли при предоставлении скидок определенного размера и тд.

Для проверки навыка ведения переговоров лучше заранее подготовить ситуационную задачу. Например, предложить поторговаться по поводу скидки или отсрочки. Так в процессе можно оценить: как кандидат коммуницирует, какие переговорные техники применяет, умеет ли удерживать цель.

Аттестовываем

Когда кандидата принимают на испытательный срок, необходимо выдать ему технологическую карту ввода в должность. Это документ, в котором отмечены регламенты/процессы и сроки, в которые сотрудник должен их изучить/освоить. Помимо регламентов туда могут входить отчеты, аналитические обзоры, правила внутреннего распорядка компании. В этом случае новоиспеченный сотрудник не будет тыкаться, как котенок, куда попало, задавать работающим сотрудникам одни и те же вопросы (что мне сегодня нужно сделать? К кому мне обратиться?..) Он с помощью технологической карты step by step будет набираться опыта работы здесь и сейчас. Компания же имеет возможность оценить, подходит данный сотрудник ей или нет. Если подходит, то, вуаля! – у компании появляется прекрасное тактическое приобретение (пока не выгоды, но они впереди 😊)

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА ВВЕДЕНИЯ В ДОЛЖНОСТЬ КАТЕГОРИЙНОГО МЕНЕДЖЕРА
Испыт. срокЭтапыОтветственное лицоНормативные документы для изученияСрокиПримечания
1 день1Оформление документов при принятии на работуОтдел кадров
2Инструктаж по соблюдению правил сохранности и безопасностиОтдел кадровЖурналы прохождения инструктажа
3Представление руководителям, сотрудникам смежных подразделенийОтдел кадров
4Презентация Компании: история, структура, корпорат-я культура, товар и услуги, усл-я работы (рабочее время, усл-я прохожденя испыт. срока, правила предост-я отпусков, усл-я и график выплаты ЗП, льготы, штрафы)Отдел кадровТрудовой распорядок
5Разъяснение функций и структуры системы закупок, схемы замещения, представление коллегамРуководитель закупок
6Запрос паролей на вход в систему и на работу в базе данных в ИТО. Права доступа в базу данных .Руководитель закупок
2 день1Разъяснение функций специалиста закупок, подписание должностной инструкцииНаставникФункциональный перечень, планирование на неделю, перечень файлов, которые ведет специалист закупок
2Обучение работе в базе данныхНаставникДемонстрация базы данных — очтеты и документы закупок
3 день1Изучение бизнес-процесса закупок:схема бизнес-процесса; постановка задачи по изучению схемы и фиксированию отклонений в процессе работыНаставникСхема бизнес-процесса «От заказа до оплаты»
4 день1Знакомство с номенклатуройНаставник1. Номенклатурный перечень (список), товарный классификатор
2. Правила заведения номенклатурных карточек (регламент)
2Работа в торговом залеНаставник1. Изучение номенклатуры, размещенной в торговом зале
2. Наблюдение за принципами торговли за закрепленной категорией (планограмма, мин-макс)
5 день1Изучение принципов АВС-анализаНаставникОтчет №29, лист 1
2Формирование ассортиментной матрицы по выбранной товарной подгруппеНаставникОтчет №29, лист 2
3Работа в торговом залеАдминистратор торгового зала1. Изучение номенклатуры, размещенной в торговом зале
2. Наблюдение за принципами торговли за закрепленной категорией (планограмма, мин-макс)
6 день1Контроль наличия товаровНаставникОтчет №29, лист 2; Инструкция по предотвращению дефицита товаров
2Работа в торговом залеАдминистратор торгового зала1. Изучение номенклатуры, размещенной в торговом зале
2. Наблюдение за принципами торговли за закрепленной категорией (планограмма, мин-макс)
3Формирование заказов поставщикамНаставникРегламент формирования заказов поставщикам; Автозаявка поставщику в базе данных
Аттестация промежуточнаяРуководитель закупокСобеседование по изученным документам (45 минут)

это ссылка на скачивание шаблона карты

Проводить аттестацию нового специалиста я рекомендую после прохождения каждого этапа испытательного срока, которые отражены в технологической карте. Такие промежуточные аттестации позволяют понять, насколько специалист закупок соответствует требованиям компании, как быстро он усваивает информацию о KPI, бизнес-процессах и правилах.

Формы аттестации могут быть любые: интервью по заранее подготовленным вопросам, анкетирование, собеседование в ходе которого помимо вопросов можно предложить ситуационные задачи:

  • «Какие заявки вы сделали?»
  • «На основании каких данных вы заказали этот товар?»
  • «На каких условиях мы работаем с этим поставщиком?»

Промежуточные аттестации должны быть простые и демонстрировать приобретенные компетенции специалиста. В конце испытательного срока можно провести заключительную аттестацию, состоящую, например, из анкеты вопросов на 100-150. Или же создать аттестационную комиссию для собеседования новичка.

Система ввода в должность позволяет генерировать общие требования к специалистам по закупкам. Система эффективна при наличии персонального закрепленного наставника за новым сотрудником.

Наставник — это опытный специалист, который может потратить часть своего времени на обучение новичка, без потери качества собственной работы. С его помощью новый сотрудник сориентируется в требованиях, предъявляемых компанией, и сможет быстро понять, подходит ему данная работа или нет.

В организациях, где развита система наставничества и предусмотрены стимулирующие выплаты наставникам, как правило, коэффициент текучести кадров низкий. Доплаты составляют до 30% от заработной платы наставника. Важно отметить, что если новый сотрудник не прошел ряд аттестаций, то выплаты с наставника снимают.

Учим

Тактические выгоды для компании появляются на этапе обучения сотрудников в рамках открытых семинаров, тренингов, мастер-классов. Программы на таких мероприятиях, как правило, стандартные. Темы для учебы могут быть направлены на развитие аналитических способностей, навыков планирования и управления ассортиментом, ценообразованием, товарными запасами и тд.

Если специалисты по закупкам обладают широким спектром управленческих обязанностей, то подойдут переговорные и управленческие тренинги с практической отработкой. Для специалистов, которые плотно взаимодействуют с поставщиками, хорошо себя зарекомендовала практика посещения специализированных форумов и выставок.

На этом этапе и для компании, и для закупочников становятся актуальными KPI, связанные с результатом деятельности закупок. Например, конверсия результативных переговоров, выполнение показателей по установленным нормативам, планам и тд. Исключаются высказывания специалистов закупок из серии: «Я не понимаю, чего от меня хочет руководство… Я вкалываю по 10 часов каждый день.»

Укрепляем

Когда штат полностью сформирован, процессы отлажены, есть смысл проводить корпоративные семинары, вебинары и тренинги с целью увеличения производительности специалистов и повышения их компетенции. Для этого необходим план обучения, сформированный на основании выявленных потребностей закупок, узких мест в бизнес-процессах и запросов самих сотрудников.

После любого обучающего мероприятия я рекомендую составлять план работ по изученным темам на краткосрочную и среднесрочную перспективу. Выполнение плана нужно контролировать, чтобы приобретенные компетенции закупочников переходили со временем в продуктивные.

Компания на этом этапе вправе от закупок требовать растущих и/или прирастающих показателей деятельности.

Тренируем

Если вам дали образование — это еще не значит, что вы его получили.
(Шуточная цитата)

К вершине пирамиды со стратегическими выгодами для компании чаще всего добираются специалисты, которые впоследствии становятся руководителями среднего и высшего звена. Характерные признаки руководителей закупок:

  • осознают, что закупки — это центр финансовой ответственности
  • владеют инструментами кросс-функциональных связей внутри компании и с поставщиками
  • имеют навыки прогнозирования и планирования
  • управляют ассортиментом и запасами
  • управляют ценой и наценкой
  • знают основы мерчандайзинга (в рознице)
  • планируют бюджет и контролируют его исполнение
  • определяют отклонения бюджета, находят причины и предлагают меры по их устранению

Для получения стратегических выгод я рекомендую обучать сотрудников на мастер-классах, кейс-клубах, деловых играх. Они позволяют развивать закупочные и управленческие компетенции, которые направлены на комплексное решение различных задач в закупках.

Интегрируем

Особо стратегически значимых сотрудников, на мой взгляд, лучше отправлять учиться на МВА. Внутри компании такие сотрудники могут обучать своих коллег и по вертикали, и по горизонтали. Например, проводить обучение по продукту для продаж и/или маркетинга, по специфике хранения товаров для склада, по нюансам коммерческих условий в договорах для юристов и финансовых департаментов, и тд. Для этого достаточно занять десять-пятнадцать минут на планерках в указанных подразделениях, разумеется, хорошо подготовившись.

Еще удачный пример внутренней интеграции закупок: в компаниях среднего уровня с хорошей стандартизацией процессов часто встречается ассортиментный комитет или совет. Это сообщество, которые состоит из специалистов по закупкам, маркетинга, оптовых и/или розничных продаж, финансистов. Совет собирается с установленной периодичностью и решает стратегические вопросы в управлении ценообразованием, запасами и ассортиментом.

Если в закупках много стратегически мыслящих специалистов, есть смысл приглашать их для участия в стратегических сессиях под руководством специалиста из службы персонала или внешнего консультанта. Успех сессии зависит от:

  • поставленных целей
  • согласованности действий
  • списка участников
  • предварительной подготовки

В моей практике эффективным примером интегрирования в обучении является обучающий консалтинг закупок с внедрением. Цели консалтинга весьма разнообразны: от «выравнивания» компетенций сотрудников закупок до увеличения доли рынка. Процесс построен следующим образом:

  1. Заказчик высылает консультанту запрос
  2. Заказчик и консультант совместно уточняют запрос, прописывают цель и результаты консалтинга. На этом же этапе создается подробная программа консалтинга (обучающие и/или практические сессии, темы, содержание, результаты, даты, часы и тд)
  3. Стороны подписывают договор оказания услуг. По желанию заказчика до консалтинга может быть проведен аудит процессов и показателей деятельности закупок
  4. Реализуется программа консалтинга. В процессе реализации допускаются корректировки по срокам, содержанию разделов
  5. Составляются промежуточные и итоговый отчеты по проведенным мероприятиям, отклонениям, изменению показателей деятельности, на которые направлены усилия

Эффект обучающего консалтинга закупок с внедрением виден уже на первых этапах:

  • Сотрудники закупок вовлечены в процесс, так как все задания получают и выполняют исключительно на базе своей практической деятельности. Консультант проверяет задания и предоставляет участникам обратную связь в виде детального разбора каждого задания
  • Регламенты и схемы формируются по мере прохождения соответствующих разделов консалтинга. Здесь же создаются технические задания и тестируются результаты их реализации (созданные отчеты, документы в базе данных)
  • В процесс включаются сотрудники других подразделений компании (финансовый директор, зав. складами, программист и др.)
  • Изменения показателей деятельности закупок оцениваются по мере внедрения новых процессов. Внедрение процессов происходит шаг за шагом на протя

Когда специалисты по закупкам понимают, каких результатов ожидает от них компания, они могут сформировать ряд эффективных решений, разработать планы реализации решений на будущий период, оценить и диверсифицировать будущие риски.

Итоги

Смысл пирамиды обучения — демонстрация выгод компании от вложенных инвестиций в сотрудников закупок.

Топ-менеджерам я советую не ждать от специалиста, который пришел с начальными компетенциями, стратегических решений сразу после прохождения испытательного срока.

Сотрудников нужно обучать поэтапно, с самого первого дня их работы в компании. По мере развития компании, нужно формировать систему обучения закупок. Делать ее эффективной и направлять не на точечный запрос руководителя закупок или специалиста HR, а на достижение стратегических целей компании.

Я и моя команда готовы разработать индивидуальный план обучения для вашего отдела закупок: провести диагностику специалистов, выявить узкие места, выдать рекомендации по их устранению, предложить программы для развития отдела закупок и повышения уровня компетенции.

Подробно схему и эффект консалтинга я распишу в следующей статье. Следите за обновлениями на сайте.

Мои мероприятия:

ОНЛАЙН с 19 января по 01 марта 2022г.

Москва, 07-08-09 июля 2022г.

Москва, 24-25-26 февраля 2022г.

Москва,  15-16-17 сентября 2022г.

по запросу

Эмблемка Тренинги по закупкам

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

Веремей Людмила

Точные закупки ®

Максимизация прибыли компании через точное управление ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках.

поделиться в соц.сетях:

Связаться со мной:

    Заказать обратный звонок

    Набрать: +7 (914) 402-4882

    lv@veremey.ru

WhatsApp-icon     Написать на WhatsApp

    Россия, Белоруссия, Казахстан

    Пн - Пт: 8:30 - 19:00 МСК

Людмила Веремей - консультант по точным закупкам и бизнес-тренер

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2018-2022. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.

Москва   Санкт-Петербург   Новосибирск   Екатеринбург   Нижний Новгород   Казань   Челябинск   Омск   Самара   Ростов-на-Дону   Уфа   Тюмень   Владивосток   Минск   Алматы