Внутренний аудит закупок

Главная >> Аудит отдела закупок >> Внутренний аудит закупок

От того, насколько эффективна система снабжения, напрямую зависит финансовый результат всего предприятия. Мои исследования показывают, что потери от неэффективного управления закупочной деятельностью могут составлять от 5% до 35% от чистой прибыли компании.
Внедрение процедуры внутреннего аудита закупочной деятельности предприятия – отличный метод оптимизировать процессы материального обеспечения и контролировать их эффективность.
Прописанный и работающий порядок внутреннего контроля в сфере закупок – это залог экономии бюджета и максимизации прибыли организации.

Что нужно, чтобы наладить систему работы отдела закупок:

  • построенное дерево внутренних процессов отдела закупок
  • понятные матрицы ответственности
  • четкая и понятная система показателей, прозрачная на всех уровнях управления закупками

Несколько примечаний к этому перечню:

    • Степень детализации БП не так важна, как важна четко прописанная структура (дерево) процессов
    • Матрицы ответственности четко определены, прописаны и выполняются сотрудниками. Если за один и тот же процесс отвечают несколько человек – считайте, что ответственности никто не несет.

Что такое внутренний аудит системы снабжения компании?

Внутренний аудит отдела закупок – это комплекс мероприятий, проводимый специально назначенными сотрудниками компании, направленный на:

  1. выявление отклонений в:
    • процессах,
    • показателях,
    • нормативах
  2. поиск узких мест и нерациональностей

по основным разделам внутреннего аудита снабжения:

    • Управление ассортиментом
      • товарная номенклатура
      • товарный классификатор
      • товарные карточки
      • система ценообразования
      • мерчендайзинг (для розничных компаний)
    • Товарные запасы
      • транспортная логистика (транспортные расходы)
      • складское хранение
      • дефицит-излишки: выявление, устранение, профилактика
      • экономическая эффективность запасов
    • Управление поставщиками
      • количественные и качественные характеристики поставщиков
      • оптимизация базы поставщиков (оптимизация — это не всегда сокращение)
      • проведение оценки, квалификация поставщиков
      • договорная работа, набор типовых требований для договора поставки
      • ведение переговоров (степень владения переговорными техниками, качество ведения переговоров)
      • система управления кредиторской задолженностью
    • управление персоналом
      • система показателей
      • система начисления ЗП
      • система обучения персонала закупок (не разовое обучение, а системное, плановое, по реальным потребностям отдела закупок (узкие места))
      • мониторинг рыночного уровня ЗП
    • Процессы отдела закупок
      • как настроены (насколько качественно спланированы)
      • как интегрированы в систему процессов предприятия
      • как исполняются

Кому нужен внутренний аудит в сфере закупок?

Внутренний аудит нужен в первую очередь учредителю. Собственник хочет видеть, где он теряет деньги и понимать скрытый потенциал увеличения финансовых показателей бизнеса. Данные внутреннего аудита нужны ему как для постановки стратегических целей, так и в качестве точек контроля эффективности наемных руководителей.

Следующий, кому это нужно – это директору, управляющему компанией, для того, чтобы понимать, где и какие происходят отклонения, ошибки, нарушения. И директор, помимо финансовых показателей, будет следить за текущей работой, за тактической и операционной деятельностью отдела.

Хороший, системный руководитель закупок, нацеленный на результаты и развитие, также заинтересован в системе внутреннего аудита. Он расставит точки контроля, создаст системы показателей для ассортимента, ценообразования, для товарных запасов, для поставщиков. Система внутренних проверок даст ему удобный инструмент оперативного и тактического управления.

И еще внутренний аудит важен самим сотрудникам. Когда сотрудники работают и не имеют знания и понимания, для чего они работают, каких целей достигают, к каким показателям стремятся, какая у компании стратегия, какие тактические основные направления – это негативно влияет на мотивацию сотрудников. “Работу работают” и не понимают, для чего.

Сотрудникам нужна прозрачная информация о том, чего от них ждет предприятие, какие ресурсы тратит. Прозрачная – с возможностью проверить, посмотреть, посчитать. Речь не идет о коммерческой информации, управленческом учете, но определенные данные необходимы специалистам по закупкам. Когда они понимают, для чего работают, тогда управлять и направлять процессы закупок легче.

Кому не нужны периодические внутренние проверки закупок?

Внутренняя экспертиза не нужна тем, кто заинтересован в хаосе. Хаос может быть выгоден по корыстным (коррупционным) мотивам. Эту тему можно развивать, но суть и так понятна. Хаос может быть выгоден и по “бескорыстным” причинам: если сотрудник (а тем более руководитель!) не системный, то периодический аудит выявит это очень быстро.

Аудит не нужен консерваторам – они не хотят серьезных изменений.

Аудит не нужен бездельникам, создающим видимость изматывающего труда.

Слишком уж прозрачной становится система…

Кто должен проводить внутренний аудит отдела закупок?

В крупных федеральных компаниях, в сетевых компаниях, есть, как правило, контрольно-ревизионные группы (КРГ) или контрольно-ревизионные отделы (КРО), для которых разработаны стандарты, схемы проверок для контроля отделов закупок. Соответственно, они и выявляют нарушения, отклонения и т.д.

В небольших компаниях весь контроль работы отдела замыкается на руководителе закупок, и, иногда, коммерческом директоре.

Есть смысл с разумной периодичностью приглашать независимого эксперта для участия в аудите.

Как создать систему внутреннего аудита закупочной деятельности?

Создать систему можно самостоятельно, а можно пригласить профессионального аудитора, специализирующегося на системах снабжения предприятий. Каким путем пойти – каждая компания решает сама. Первый путь – экономичный, но долгий. Второй путь финансово затратный, но он гораздо быстрее приводит к нужным изменениям.

Я предлагаю свои услуги по качественной настройке системы внутреннего аудита закупок. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Заказать обратный звонокНабрать: +7(914)402-48-82Написать на lv@veremey.ruНаписать на WhatsApp

Людмила Веремей

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

Москва, 28-29 ноября 2019г.

Москва, 4-5-6 декабря 2019г.

Москва, 29-30-31 января 2020г.

Москва,  06 — 07 февраля 2020г.

Москва, 18-19-20 марта 2020г.

Эмблемка Тренинги по закупкам

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

Веремей Людмила

Точные закупки ®

Максимизация прибыли компании через точное управление ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках.

поделиться в соц.сетях:

Связаться со мной:

    Заказать обратный звонок

    Набрать: +7 (914) 402-4882

    lv@veremey.ru

WhatsApp-icon     Написать на WhatsApp

    Россия, Белоруссия, Казахстан

    Пн - Пт: 8:30 - 19:00 МСК

Людмила Веремей - консультант по точным закупкам и бизнес-тренер

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2019. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.