Внутренний аудит закупок

Главная >> Аудит отдела закупок >> Внутренний аудит закупок

БЛИЖАЙШИЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

Что нужно, чтобы наладить систему работы отдела закупок:

• построенное дерево внутренних процессов отдела закупок
• понятные матрицы ответственности
• четкая и понятная система показателей, прозрачная на всех уровнях управления закупками

Несколько примечаний к этому перечню:

• • Степень детализации БП не так важна, как важна четко прописанная структура (дерево) процессов
  • Матрицы ответственности четко определены, прописаны и выполняются сотрудниками. Если за один и тот же процесс отвечают несколько человек – считайте, что ответственности никто не несет.

Что такое внутренний аудит системы снабжения компании?

Внутренний аудит отдела закупок – это комплекс мероприятий, проводимый специально назначенными сотрудниками компании, направленный на:

1. выявление отклонений в:
   • процессах,
   • показателях,
   • нормативах
2. поиск узких мест и нерациональностей

по основным разделам внутреннего аудита снабжения:

• • Управление ассортиментом
    • товарная номенклатура
    • товарный классификатор
    • товарные карточки
    • система ценообразования
    • мерчендайзинг (для розничных компаний)
  • Товарные запасы
    • транспортная логистика (транспортные расходы)
    • складское хранение
    • дефицит-излишки: выявление, устранение, профилактика
    • экономическая эффективность запасов
  • Управление поставщиками
    • количественные и качественные характеристики поставщиков
    • оптимизация базы поставщиков (оптимизация — это не всегда сокращение)
    • проведение оценки, квалификация поставщиков
    • договорная работа, набор типовых требований для договора поставки
    • ведение переговоров (степень владения переговорными техниками, качество ведения переговоров)
    • система управления кредиторской задолженностью
  • управление персоналом
    • система показателей
    • система начисления ЗП
    • система обучения персонала закупок (не разовое обучение, а системное, плановое, по реальным потребностям отдела закупок (узкие места))
    • мониторинг рыночного уровня ЗП
  • Процессы отдела закупок
    • как настроены (насколько качественно спланированы)
    • как интегрированы в систему процессов предприятия
    • как исполняются

Кому нужен внутренний аудит в сфере закупок?

Внутренний аудит нужен в первую очередь учредителю. Собственник хочет видеть, где он теряет деньги и понимать скрытый потенциал увеличения финансовых показателей бизнеса. Данные внутреннего аудита нужны ему как для постановки стратегических целей, так и в качестве точек контроля эффективности наемных руководителей.

Следующий, кому это нужно – это директору, управляющему компанией, для того, чтобы понимать, где и какие происходят отклонения, ошибки, нарушения. И директор, помимо финансовых показателей, будет следить за текущей работой, за тактической и операционной деятельностью отдела.

Хороший, системный руководитель закупок, нацеленный на результаты и развитие, также заинтересован в системе внутреннего аудита. Он расставит точки контроля, создаст системы показателей для ассортимента, ценообразования, для товарных запасов, для поставщиков. Система внутренних проверок даст ему удобный инструмент оперативного и тактического управления.

И еще внутренний аудит важен самим сотрудникам. Когда сотрудники работают и не имеют знания и понимания, для чего они работают, каких целей достигают, к каким показателям стремятся, какая у компании стратегия, какие тактические основные направления – это негативно влияет на мотивацию сотрудников. “Работу работают” и не понимают, для чего.

Сотрудникам нужна прозрачная информация о том, чего от них ждет предприятие, какие ресурсы тратит. Прозрачная – с возможностью проверить, посмотреть, посчитать. Речь не идет о коммерческой информации, управленческом учете, но определенные данные необходимы специалистам по закупкам. Когда они понимают, для чего работают, тогда управлять и направлять процессы закупок легче.

Кому не нужны периодические внутренние проверки закупок?

Внутренняя экспертиза не нужна тем, кто заинтересован в хаосе. Хаос может быть выгоден по корыстным (коррупционным) мотивам. Эту тему можно развивать, но суть и так понятна. Хаос может быть выгоден и по “бескорыстным” причинам: если сотрудник (а тем более руководитель!) не системный, то периодический аудит выявит это очень быстро.

Аудит не нужен консерваторам – они не хотят серьезных изменений.

Аудит не нужен бездельникам, создающим видимость изматывающего труда.

Слишком уж прозрачной становится система…

Кто должен проводить внутренний аудит отдела закупок?

В крупных федеральных компаниях, в сетевых компаниях, есть, как правило, контрольно-ревизионные группы (КРГ) или контрольно-ревизионные отделы (КРО), для которых разработаны стандарты, схемы проверок для контроля отделов закупок. Соответственно, они и выявляют нарушения, отклонения и т.д.

В небольших компаниях весь контроль работы отдела замыкается на руководителе закупок, и, иногда, коммерческом директоре.

Есть смысл с разумной периодичностью приглашать независимого эксперта для участия в аудите.

Как создать систему внутреннего аудита закупочной деятельности?

Создать систему можно самостоятельно, а можно пригласить профессионального аудитора, специализирующегося на системах снабжения предприятий. Каким путем пойти – каждая компания решает сама. Первый путь – экономичный, но долгий. Второй путь финансово затратный, но он гораздо быстрее приводит к нужным изменениям.

Я предлагаю свои услуги по качественной настройке системы внутреннего аудита закупок. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Заказать обратный звонок Набрать: +7(914)402-48-82 Написать на lv@veremey.ru Написать на WhatsApp

Людмила Веремей

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

поделиться в соц.сетях:

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2018-2022. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.