Уровни компетенций сотрудников отдела закупок

Главная >> Материалы >> Блог Людмилы Веремей >> Уровни компетенций сотрудников отдела закупок

Уровни компетенций в закупках

В продолжение предыдущей статьи «Компетенции сотрудников закупок» я расскажу, какие компетенции сотрудников отдела закупок являются, на мой взгляд, основополагающими для качественной и эффективной работы компании.
Компетенции подразделяются на несколько уровней:

первоначальные,
обязательные,
профессиональные,
компетенции мастера.

Первоначальные компетенции (сотрудник)

К работе в закупках целесообразно привлекать сотрудников, которые:

Обладают навыками правильной устной и письменной речи: грамотное излагают материал, соблюдают правила правописания, четко формулируют и выражают свои мысли. Эти способности пригодятся сотрудникам в переговорах и написании деловых и претензионных писем.
Умеют считать (сложение, вычитание, умножение, деление, проценты, пропорции), работать с основными математическими функциями и готовыми массивами данных на компьютере. Это необходимо нам для того, чтобы сотрудники получали точный результат при проведении анализов и оценок.
Понимают суть отклонений и погрешностей. В этом случае у сотрудников будет объективная аналитика.
Ориентируются в том, как объем закупаемой продукции зависит от цены товара и наоборот. Как цена товара зависит от объёма партии. С помощью данной компетенции сотрудник правильно рассчитает, когда компания сможет увеличить прибыль, а когда появляются риски потерь…
Обладают эффективными деловыми и личными коммуникациями. На этой компетенции базируется способность сотрудника вести успешные (результативные для компании) переговоры. «Причем здесь личные коммуникации?» – спросите вы. У сотрудников отделов закупок иногда очень выражен «синдром закупочника» — ко мне придут и предложат. Такой подход ограничивает возможность получить полноценный и качественный результат в переговорах. Этот «барьер» необходимо преодолеть. К деловым коммуникациям мы можем отнести: этику и этикет деловых переговоров, знание и применение переговорных техник, аргументаций, знание делового этикета и дресс-кода. К личным: целеустремленность, объективность, контролируемая эмоциональность.
Стремятся повышать собственную конкурентоспособность внутри компании: улучшают свой результат и показатели деятельности, понимая, что это приведет к повышению конкурентоспособности компании в целом и укрепит ее финансовое состояние.
Владеют элементарными знаниями мониторинга рынка, умеют собирать и обрабатывать информацию.

Обязательные компетенции (специалист)

Поработав в закупках определенное время, сотрудник либо развивается и становится специалистом, либо остается на стадии «сотрудник».
Компетенции специалистов:

Обладают компьютерной грамотностью. Данная компетенция позволяет специалистам самостоятельно создавать и обрабатывать массивы данных, формировать качественные технические задания для программистов (определять цель, исходные данные, интерфейс и т.д.).
Владеют разумной степенью напористости и стремления «идти вперед». Эти качества — залог успешного развития специалиста и компании в целом.
Обладают гибким и быстрым умом. Умеют быстро посчитать в уме выгоду и издержки, как конкретное решение при работе с ценой, наценкой, скидкой отразится на финансовом результате компании.
Хорошо знают и применяют основные переговорные техники, которые позволяют специалистам в переговорах удерживать цель, прогнозировать ход переговоров, достигать положительного результата.
Ориентируются в нормативных документах, регламентирующих закупочную деятельность на уровне государства (законы, положения, налоговые документы и т.д.).

Профессиональные компетенции (профессионал)

Профессионалами становятся далеко не все. Для достижения этого уровня специалисту необходимо непрерывно учиться, анализировать ситуацию на разных рынках, развивать свои сильные стороны.
Компетенции профессионалов в сфере закупок:

Владеют основами кросс-функционального взаимодействия между разными подразделениями компании с целью сокращения издержек предприятия:
- со складами (управляют товарными запасами)
- бухгалтерия (контролируют актуальный документооборот)
- финансовые службы (планируют кредиторскую задолженность и платежи, контролируют оборачиваемость запасов)
- рекламационные службы (управление поставщиками)
- маркетинг (управление медиа-планами)
Умеют определять потребности в товарах на будущие периоды. Профессионалы могут выявлять потенциальные излишки товаров, разделять их на сверхзапасы и неликвиды, предвидеть дефицит товаров, прогнозировать ход переговоров с поставщиками, и т.д.
Управляют цепями поставок. Профессионалы определяют необходимый товар, находят и выбирают поставщиков в соответствии с квалификационными требованиями, договариваются об условиях поставки, выстраивают бизнес-процесс от заказа товара до момента его реализации.

Компетенции мастера

Мастера «получаются» из профессионалов. Они отлично выполняют свою работу, подтягивают за собой коллег.
Компетенции мастера:

Досконально знают продукт компании: свойства, характеристики, предназначение, разновидности, положение на рынке (конкурентоспособность), жизненный цикл. Мастера умеют из этих знаний формировать множество эффективных решений по управлению продуктом.
Обеспечивают кросс-функциональность «на новом уровне». Мастера способны организовывать и выстраивать взаимодействие между подразделениями, а не только учувствовать в нем. Разрабатывают и предлагают схемы взаимодействия отделов для повышения эффективности всей компании.
Оценивают риски снабжения и других подразделений, смежных с работой отдела закупок:
- склады (независимая статистика недостач и их поставщиков-источников, которые далее прорабатываются по повышению качества сборки товаров)
- финансовая служба (прогнозирование платежей в долгосрочной перспективе позволяет планировать без потерь деятельность в области кредитов и депозитов)
- служба безопасности (ограничение доступов к информационным ресурсам компании)
Имеют свой собственный стиль переговоров (высший пилотаж). Речь не идет о наборе шаблонов, так как одинаковых переговоров не бывает. В каждой конкретной ситуации мастер основывается на прошедших успешных/неуспешных встречах, анализирует результаты, фиксирует и применяет полученный опыт. Мастер результативен и в запланированных, и в спонтанных переговорах.
Объективно оценивают результаты своей деятельности в масштабе компании. Мастер понимает, какие результаты его деятельности привели компанию к стабильности и конкурентоспособности на рынке. Примером может служить получение эксклюзивного контракта, дающего конкурентное преимущество и увеличение валового дохода.

Выводы

Подводя итог, можно сказать о том, что создать «единый пакет компетенций» для сотрудников закупок всех компаний невозможно. Многое зависит от стратегии компании, ее целей, стадии развития. Отсюда формируется понимание, какие профессиональные навыки и компетенции закупочника требуются конкретной компании. Кто именно нужен: мастер, профессионал, специалист, сотрудник. Идеально, когда профессиональный уровень сотрудников закупок в рамках одной компании одинаков.

Но такие ситуации редки. Поэтому можно применять систему наставничества, позволяющую подтянуть уровень специалистов до требуемого. Так профессиональные навыки формируются в соответствии с заданными параметрами.
Важную роль в формировании и закреплении необходимых знаний и умений играет выстроенная система подбора персонала и обучения. Она является двигателем развития, обеспечивая компании устойчивость на рынке. Об этом я рассказываю в своей статье «Обучение закупок».
Надеюсь, моя статья будет полезна для HR-директоров и специалистов, занимающихся подбором и обучением персонала в отдел закупок.

<< Предыдущая публикация ==Блог== Следующая публикация >>