Управление закупочной деятельностью

Главная >>  Концепция >> Управление закупочной деятельностью

БЛИЖАЙШИЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

Бизнес-процессы отдела закупок

Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:

В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок. Посмотрите также мою статью «Руководство и управление отделом закупок».
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.

В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:

• Алгоритм формирования заявки Поставщику
• Правила согласования заявки с Поставщиком
• Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
• График заявок поставщикам
• Принципы выбора поставщиков
• Алгоритм предотвращения дефицита товара
• Алгоритм работы с товарными излишками

и многое другое.

Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.

Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия

Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:

• • Сотрудников склада
  • Логистов
  • Бухгалтерию
  • Финансово-экономический
  • отдел
  • Юридическую службу
  • Информационно-технический отдел
  • Отдел продаж или магазины предприятия
  • Маркетологов
  • Службу безопасности
  • Руководство предприятия

Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.

Культура постоянного совершенствования в отделе закупок

Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:

• Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
• Мини-лекции с домашним заданием
• Подготовка интересных тестовых заданий

Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.

Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок

Как видите, управление закупочной деятельностью — это полный цикл ответственности руководителя: от организации и контроля до постоянного развития и повышения авторитета отдела в компании. Это путь от операционной функции к стратегической роли.

Результат этой работы — не просто порядок в документах. Это измеримые бизнес-показатели: сокращение дефицита, уменьшение излишков, оптимизация расходов и рост прибыльности. Ваш отдел перестает быть «виновным» в глазах коллег и становится надежным партнером, от работы которого зависит общий успех.

Превращение закупок в прибыльный, эффективный и уважаемый центр компетенции — сложная, но абсолютно решаемая задача. Если вы видите потенциал для роста, но для системных изменений не хватает времени, экспертизы или методологии, — это знак обратиться к профессионалу.

Я, Людмила Веремей, помогу вам выстроить «Точные закупки».
Мы можем начать с аудита закупочной деятельности, который даст четкую картину и план действий. Для комплексного развития команды приглашаю на мои тренинги: базовый курс «Точные закупки» для систематизации и «Переговоры в закупках» для решения одной из ключевых задач. Давайте сделаем ваши закупки сильным конкурентным преимуществом вашей компании.

Людмила Веремей

    Ваш эксперт по точным и прибыльным закупкам.

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

поделиться в соц.сетях:

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2018-2022. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.