Немного о бизнес-процессах в закупках

Идеально, когда бизнес-процессы в закупках встроены в дерево процессов всего предприятия. Но, если предприятие еще не стандартизовано, то важно, чтобы регламенты, инструкции и положения об основных аспектах закупочной деятельности были. «Были» подразумевает под собой:

1. Разработка, согласование, утверждение
2. Внедрение
3. Контроль исполнения
4. Актуализация

Первые две стадии многие предприятия реализуют быстро и с огоньком. Третья стадия часто какое-то время работает, но без четвертой стадии контроль, а затем и исполнение бизнес-процессов постепенно сходят на «НЕТ».

Изменения в бизнес-среде происходят быстро, …

а значит и регламентирующие документы необходимо синхронно адаптировать под эти самые изменения. Иначе, как только появляются разногласия между «книжным» и фактическим событием, сотрудники начинают спекулировать на них и переходят на более удобные для сотрудников схемы работы. Эти схемы субъективно удобны для сотрудников, но снижают возможность контролировать происходящее в закупках, и, следовательно, их применение обратно пропорционально эффективности деятельности предприятия.

Рекомендую руководителям…

уделить внимание и прописать основные бизнес-процессы в закупках. Можно самостоятельно, можно с помощью экспертов (специалистов закупок или руководителей смежных подразделений, если бизнес-процессы затрагивают их деятельность). Согласовать и утвердить. Ознакомить специалистов по закупкам с бизнес-процессами. Внедрить в практическую деятельность, тщательно отрабатывая все нюансы во время внедрения. Выделить точки контроля для себя и специалистов.

Во время ознакомления специалистов следует держать в уме, что даже самые крутые спецы чаще не желают изменений, чем приветствуют их. Поэтому начните с разъяснения преимуществ, которые дают бизнес-процессы:

• высвобождается рабочее время специалистов на проектную деятельность за счет уменьшения объема рутинной, повседневной работы,
• прозрачность процессов снижает объем «пожаров» и не допускает «назначения» виновных, так как при любом сбое сразу становится понятно, что произошло и по какой причине; то есть повышается степень объективности в управлении процессами,
• повышается эффективность замещения специалистов друг другом в период отпуска, больничных и так далее (кстати, этот факт стимулирует специалистов еще тщательнее относиться к своим обязанностям, так как возможность быстрого замещения автоматически устраняет псевдо-статус «незаменимый сотрудник»),
• повышается скорость и эффективность входа в должность и адаптации новичков,
• четко закрепляется ответственность за определенные виды деятельности, и исключается возможность переложить ответственность с одного подразделения на другое.

В период внедрения бизнес-процессов…

необходимо тщательно фиксировать любые отклонения (и положительные, и негативные) от запланированных показателей. Не стоит откладывать на потом корректировки отклонений и внесение изменений в бизнес-процессы. Иначе, результаты деятельности будут не четкими, а с ощутимыми погрешностями. Сам по себе процесс теряет смысл.

Точки контроля необходимо четко определить. Эффективна схема, когда первое время после начала работы бизнес-процесса частота контроля высокая. Позже контроль необходим, но в разумных пределах (не путать с понятием «выборочный контроль»).

Какие бизнес-процессы я рекомендую прописать в закупках

(в скобках привожу отдельные примеры):

• подходы к формированию заявки поставщику (определение частоты формирования заявок или принципа, например, в соответствии с графиком заявок; временной диапазон, в котором заявка отправляется поставщику после ее создания; способ отправки заявки, например, электронный документ из базы данных или Eхсel-файл по эл.почте),
• принцип согласования заявки (поставщик должен прислать подтверждение заявки до факта отгрузки товара, либо проверка соответствия будет происходить в процессе приемки товара на складе покупателя),
• порядок информирования специалистов по закупкам о факте поступления товара от поставщика (электронное письмо склада, либо онлайн уведомление),
• схема претензионной работы с поставщиками (емкий бизнес-процесс, в котором задействованы закупки, склады, бухгалтерия, информационно-технический отдел),
• система хранения рабочей информации (реестр поставщиков с актуальными схемами работы хранится в такой-то сетевой папке, доступ к нему имеют такие-то специалисты; актуализируется реестр по таким-то принципам),
• инструкция по ценообразованию (методика ценообразования с подробными алгоритмами, перечисление разрешенных допусков с описаниями),
• процесс замещения специалистов друг другом в период отпусков, больничных, свободных вакансий и так далее (принципы выбора «заместителя», формат передачи информации, ограничения и степень ответственности каждого),
• процесс наставничества и ввода в должность новых сотрудников (технологические карты, виды промежуточных аттестаций),
• процесс подготовки, согласования, фиксирования и контроля результатов переговоров с поставщиками (формат протокола переговоров, учет договоренностей и контроль их выполнения),
• процесс учета и мер профилактики с дефицитом и излишками товаров (какие отчеты и с какой периодичностью отрабатываются, кому предоставляются результаты, степень ответственности),
• процесс проведения внутренней аттестации специалистов.

В общих чертах, пожалуй, все.

Обращайтесь, если понадобится помощь или консультация!

Приходите на мой тренинг «Точные закупки»