Аудит отдела закупок

Главная >>  Аудит отдела закупок

Аудит отдела закупок (как, впрочем, и аудит деятельности любого подразделения предприятия) необходимо проводить в системе. Немногие компании в настоящее время могут сделать это самостоятельно. Результативному внутреннему аудиту способствует наличие эффективного взаимодействия между подразделениями на предприятии, понятные и работающие бизнес-процессы. В этом случае любое подразделение может своевременно увидеть объективные и субъективные ошибки в работе как своих, так и смежных подразделений. В ряде случаев такой аудит может провести сам руководитель соответствующего подразделения.

В каких случаях необходим внешний аудит закупок

Когда необходим внешний аудит?Когда в товарищах согласья нет…. Отсутствие конструктивного взаимодействия между подразделениями – серьезное препятствие для проведения внутреннего аудита. Кроме того, в ряде случаев оказывается, что “Мюнхаузен” на самом деле не может вытащить за волосы себя и свой отдел из болота. Тому мешают объективные «законы природы»: не хватает знаний о специфике закупок, опыта, понимания контрольных точек. Сказывается желание скрыть внутренние проблемы отдела. Субъективность. Отсутствие чёткой цели аудита (то ли отдел проверяю, то ли себя хочу обезопасить от неожиданностей). Иногда руководителя сильно заедает текучка, из которой он не может (или не хочет?) выбраться. Иногда мешает нимб :-). А в ряде случаев конструктивному и разумному руководителю, действительно, необходима профессиональная помощь и независимый взгляд.

В таких случаях правильное решение – приглашение внешнего профессионального консультанта-аудитора в сфере закупок.

Максимизация прибыли при наведении порядка в закупках

Аудит закупок способствует росту прибылиЯ всегда говорю о том, что при текущем отношении к закупкам в торговых предприятиях, при том недостатке внимания к закупочным процессам и к закупочной тщательности, предприятие недополучает часть прибыли. И во многих бизнесах в условиях жесткой конкуренции эту прибыль значительно легче получить, настраивая и реформируя закупки, чем,  устанавливая отделам продаж несбыточные планы.
Прибыль компании может и должна быть максимизирована через аудит поставок и выстраивание точного управления ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках!

Направления аудита отдела в сфере закупок

Направления действийОшибочно предполагать, что специалист отдела снабжения – это тот, кто сидит за компьютером, и к нему выстроилась очередь из поставщиков с качественным и недорогим товаром и бонусными предложениями. Это великое заблуждение!

Здесь я перечислю вопросы, на которые каждый специалист отдела закупок должен уметь ответить в любой момент:

  1. Что купить (цвет, габариты, технические характеристики, бренд, срок годности и т.д.)
  2. По какой цене купить (сколько % смогу наценить, чтобы цена была, как минимум, рыночной, и предприятие при этом зарабатывало)
  3. Сколько надо купить (товара должно хватить на N дней продаж бесперебойно, неликвидов не должно быть)
  4. Когда и как привезти (% транспортных расходов, качество доставки, удобство разгрузки и приемки)
  5. У кого купить (мониторинг поставщиков, договор в соответствии с типовыми требованиями предприятия, условия оплаты поставщику, программы лояльности поставщика, перспективы сотрудничества)
  6. Как повышать в системе маржинальность закупаемой продукции
  7. Как снизить объем претензий к поставщику
  8. Как увеличить период кредиторской задолженности
  9. Как ранжировать поставщиков и выстраивать с ними отношения
  10. Как повысить эффективность планограмм (если торговое предприятие — розничное)
  11. Как расставить точки контроля своей закупочной деятельности

И это не полный список того, за что отвечают специалисты отдела закупок. А есть еще дополнительный блок вопросов – к самому руководителю отдела поставок!
Часто бывает так. Отдел, вроде бы, выполняет основные показатели деятельности, глобальных претензий к нему нет, все спокойны. Но, если влезть поглубже в каждый из перечисленных вопросов, то вот тут и выявляются скрытые ресурсы (зоны роста), повышающие прибыльность предприятия.

Виды аудита закупочного подразделения

Я выделяю следующие виды:

  • по тщательности проработки: аудит может быть предварительным (экспресс-аудит), а может быть глубоким (подробный аудит).
  • аудит может затрагивать все направления деятельности подразделения (полный аудит), а может быть сосредоточен на отдельных выбранных аспектах (направленный аудит).

Аудит закупок - внутреннее сопротивление персонала

Как снизить противодействие сотрудников при проведении аудита закупок

Когда для осуществления аудита отдела привлекается внешний специалист, сотрудникам следует объяснить, что нет задачи «найти неугодных и покарать». Есть задача выявить и раскрыть ресурсы отдела для развития. В результате чего сотрудникам отдела закупок их работа будет понятнее и интереснее. А вклад отдела в деятельность предприятия будет значительнее.

Цель и этапы аудита системы закупок

Цель и этапы аудита системы закупокНеобходимость независимой экспертизы могут обозначить руководитель отдела закупок, а иногда и сами специалисты отдела.

Конкретную цель аудита руководство предприятия может сформулировать самостоятельно. А может уточнить и раскрыть ее подробно с помощью внешнего консультанта, опираясь на его квалификацию и опыт.

Как обычно проходит аудит отдела закупок?

Какие могут быть цели аудита работы отдела снабжения:

  1. Настройка аналитического блока в закупках
  2. Оптимизация либо формирование бизнес-процессов отдела закупок
  3. Оценка квалификации сотрудников отдела и построение системы профессионального обучения
  4. Анализ базы данных поставщиков и изменение/настройка системы управления поставщиками на предприятии
  5. Разработка системы KPI отдела закупок и системы материальной мотивации отдела закупок
  6. Анализ системы контроля в отделе закупок, формирование точек контроля за выполнением показателей деятельности и бизнес-процессов в закупах; персональная работа с руководителем закупок
  7. и др.

Внешний аудит, как правило, состоит из 4-х этапов:

  1. Обсуждение и Согласование
    • Знакомство руководителя и аудитора.
    • Уточнение потребностей и целей аудита.
    • Согласование почасового плана аудита.
  2. Аналитический блок
    • Анализ документов за определенный период.
    • Интервью специалистов отдела закупок и, при необходимости, представителей смежных подразделений.
    • Интервью руководителя отдела закупок.
    • Обработка результатов аудитором.
    • Формирование подробных рекомендаций по каждому из проработанных направлений деятельности отдела закупок.
    • Рекомендации эксперта предоставляются всегда в письменном виде (или в электронной форме), очно или дистанционно. Все зависит от договоренностей. Внимание! Разделы 1) и 2) – обязательные. Все последующие разделы – по желанию заказчика.
  3.   Подготовка управленческих документов и обучение 
    • Прописывание технических заданий аудитором-консультантом совместно со специалистами предприятия (специалисты закупок, ИТ отдела, финансово-экономического отдела).
    • Формирование инструкций и регламентов по закупочной деятельности.
    • Разработка типовых требований договора купли-продажи.
    • Обучение специалистов по выбранным темам (очное или дистанционное) и т.д.
  4.  Сопровождение внедрения (всего того, что перечислено в п.3)

Этапы аудита закупочной деятельности

Я свела в таблицу основные этапы аудиторской деятельности в закупочных подразделениях. Всего 4 этапа, два из которых — обязательные. По их завершении принимается заказчик принимает решение об участии аудитора в последующих этапах или самостоятельной работе специалистов предприятия.

Таблица: Этапы аудита деятельности отдела закупок
Обязательные этапы аудитаНеобязательные этапы аудита
1 ЭТАП: обсуждение и согласование2 ЭТАП: аналитический блок3 ЭТАП: подготовка управленческих документов и обучение4 ЭТАП: сопровождение внедрения
Знакомство Заказчика и АудитораАнализ документов предприятия по запросу аудитора за периодСоздание технических заданий для автоматизации процессов управления закупкамиНаделение Аудитора необходимыми полномочиями и информирование участников процесса
Уточнение потребностей и целей аудиторского исследованияИнтервью руководителя по закупкам, специалистов по закупкам и смежных подразделенийФормирование бизнес-процессов и инструкций по управлению закупкамиКонтроль соответствия выполненных технических заданий и участие в тестировании отчетов
Согласование и утверждение плана аудита, прав и полномочий Аудитора и ЗаказчикаОбработка результатовПрописывание типовых требований для документов отдела закупок и нормативов Тестирование, фиксирование отклонений, корректировки новых бизнес-процессов
Знакомство Аудитора с участниками процесса, информирование специалистов предприятия о полномочиях АудитораФормирование аудитором отчета и рекомендацийОбучение специалистов закупок по заявленным темамКонтроль Аудитором соответствия утвержденных требований и нормативов
Отчет Аудитора перед ЗаказчикомОтчетность перед Заказчиком в режиме, согласованном сторонамиОтчетность пред Заказчиком в режиме, согласованном сторонами
Принятие решения о совместной работе на 3 этапеПринятие решения о совместной работе на 4 этапеОформление Акта выполненных работ

Продолжительность аудита

Продолжительность аудита Продолжительность зависит от:

  • Типа отдела закупок
  • Количества сотрудников в отделе
  • Функционала отдела закупок
  • От поставленной цели аудита

Если аудит заказан только по пунктам 1 и 2, то его продолжительность обычно составляет от 24 рабочих часов до 2 месяцев.

В случае полного аудита (все 4 пункта), то – от 3-х месяцев до года.

В практике есть аудиторские проекты, более похожие на аутсорсинг, продолжительностью более года.

Но продолжительные сроки не должны пугать. Проведение аудита отдела закупок практически всегда оказывается экономически оправданным.

Я предлагаю свои услуги по качественному аудиту отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Заказать обратный звонокНабрать: +7(914)402-48-82Написать на lv@veremey.ruНаписать на WhatsApp

Людмила Веремей

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

Москва, 28-29 ноября 2019г.

Москва, 4-5-6 декабря 2019г.

Москва, 29-30-31 января 2020г.

Москва,  06 — 07 февраля 2020г.

Москва, 18-19-20 марта 2020г.

Эмблемка Тренинги по закупкам

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

Веремей Людмила

Точные закупки ®

Максимизация прибыли компании через точное управление ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках.

поделиться в соц.сетях:

Связаться со мной:

    Заказать обратный звонок

    Набрать: +7 (914) 402-4882

    lv@veremey.ru

WhatsApp-icon     Написать на WhatsApp

    Россия, Белоруссия, Казахстан

    Пн - Пт: 8:30 - 19:00 МСК

Людмила Веремей - консультант по точным закупкам и бизнес-тренер

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2019. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.

Москва   Санкт-Петербург   Новосибирск   Екатеринбург   Нижний Новгород   Казань   Челябинск   Омск   Самара   Ростов-на-Дону   Уфа   Тюмень   Владивосток   Минск   Алматы