Аудит отдела закупок

Главная >>  Аудит отдела закупок

БЛИЖАЙШИЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

Когда внутренней проверки уже недостаточно? 5 сигналов для внешнего аудита

Многие руководители надеются на внутренний аудит. Это работает, если в компании выстроены процессы и честная обратная связь. Но чаще мешают «объективные законы природы» отдела.

Вам нужен независимый взгляд, если:

1. «Ваш Мюнхгаузен» не справляется. Руководитель отдела закупок погряз в операционке и не может сам вытащить себя и команду на новый уровень. Не хватает методик, свежего опыта или просто времени.

2. Цели размыты. Проверку затеяли то ли для галочки, то ли из желания «найти крайнего», а не системную проблему. Нет четкого запроса — не будет и ясного результата.

3. Взаимодействие — это «война». Отдел закупок постоянно конфликтует с финансами, продажами или складом. Объективную картину в таких условиях не составит никто внутри компании.

4. Есть цифры, но нет понимания. Основные показатели вроде бы выполняются, но где предел? Какие скрытые ресурсы остаются нераскрытыми? Руководство чувствует, что может быть лучше, но не знает как.

5. Нужен прорыв. Компания вышла на новый этап, и старые процессы стали тормозить рост. Требуется экспертиза для качественного скачка.

Если вы узнали свою ситуацию — это не повод для критики, а сигнал к развитию. Правильное решение — приглашение внешнего эксперта, который соединит знание лучших практик с пониманием вашей специфики.

Максимизация прибыли при наведении порядка в закупках

Я всегда говорю о том, что при текущем отношении к закупкам в торговых предприятиях, при том недостатке внимания к закупочным процессам и к закупочной тщательности, предприятие недополучает часть прибыли. И во многих бизнесах в условиях жесткой конкуренции эту прибыль значительно легче получить, настраивая и реформируя закупки, чем,  устанавливая отделам продаж несбыточные планы.
Прибыль компании может и должна быть максимизирована через аудит поставок и выстраивание точного управления ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках!

Направления аудита отдела в сфере закупок

Ошибочно предполагать, что специалист отдела снабжения – это тот, кто сидит за компьютером, и к нему выстроилась очередь из поставщиков с качественным и недорогим товаром и бонусными предложениями. Это великое заблуждение!

Здесь я перечислю вопросы, на которые каждый специалист отдела закупок должен уметь ответить в любой момент:

1. Что купить (цвет, габариты, технические характеристики, бренд, срок годности и т.д.)
2. По какой цене купить (сколько % смогу наценить, чтобы цена была, как минимум, рыночной, и предприятие при этом зарабатывало)
3. Сколько надо купить (товара должно хватить на N дней продаж бесперебойно, неликвидов не должно быть)
4. Когда и как привезти (% транспортных расходов, качество доставки, удобство разгрузки и приемки)
5. У кого купить (мониторинг поставщиков, договор в соответствии с типовыми требованиями предприятия, условия оплаты поставщику, программы лояльности поставщика, перспективы сотрудничества)
6. Как повышать в системе маржинальность закупаемой продукции
7. Как снизить объем претензий к поставщику
8. Как увеличить период кредиторской задолженности
9. Как ранжировать поставщиков и выстраивать с ними отношения
10. Как повысить эффективность планограмм (если торговое предприятие — розничное)
11. Как расставить точки контроля своей закупочной деятельности

И это не полный список того, за что отвечают специалисты отдела закупок. А есть еще дополнительный блок вопросов – к самому руководителю отдела поставок!
Часто бывает так. Отдел, вроде бы, выполняет основные показатели деятельности, глобальных претензий к нему нет, все спокойны. Но, если влезть поглубже в каждый из перечисленных вопросов, то вот тут и выявляются скрытые ресурсы (зоны роста), повышающие прибыльность предприятия.

Виды аудита закупочного подразделения

Я выделяю следующие виды:

• по тщательности проработки: аудит может быть предварительным (экспресс-аудит), а может быть глубоким (подробный аудит).
• аудит может затрагивать все направления деятельности подразделения (полный аудит), а может быть сосредоточен на отдельных выбранных аспектах (направленный аудит).

Как снизить противодействие сотрудников при проведении аудита закупок

Когда для осуществления аудита отдела привлекается внешний специалист, сотрудникам следует объяснить, что нет задачи «найти неугодных и покарать». Есть задача выявить и раскрыть ресурсы отдела для развития. В результате чего сотрудникам отдела закупок их работа будет понятнее и интереснее. А вклад отдела в деятельность предприятия будет значительнее.

Цель и этапы аудита системы закупок

Необходимость независимой экспертизы могут обозначить руководитель отдела закупок, а иногда и сами специалисты отдела.

Конкретную цель аудита руководство предприятия может сформулировать самостоятельно. А может уточнить и раскрыть ее подробно с помощью внешнего консультанта, опираясь на его квалификацию и опыт.

Как обычно проходит аудит отдела закупок?

Какие могут быть цели аудита работы отдела снабжения:

1. Настройка аналитического блока в закупках
2. Оптимизация либо формирование бизнес-процессов отдела закупок
3. Оценка квалификации сотрудников отдела и построение системы профессионального обучения
4. Анализ базы данных поставщиков и изменение/настройка системы управления поставщиками на предприятии
5. Разработка системы KPI отдела закупок и системы материальной мотивации отдела закупок
6. Анализ системы контроля в отделе закупок, формирование точек контроля за выполнением показателей деятельности и бизнес-процессов в закупах; персональная работа с руководителем закупок
7. и др.

Внешний аудит закупок, как правило, состоит из 4-х этапов:

1. Обсуждение и Согласование
   • Знакомство руководителя и аудитора.
   • Уточнение потребностей и целей аудита.
   • Согласование почасового плана аудита.
2. Аналитический блок
   • Анализ документов за определенный период.
   • Интервью специалистов отдела закупок и, при необходимости, представителей смежных подразделений.
   • Интервью руководителя отдела закупок.
   • Обработка результатов аудитором.
   • Формирование подробных рекомендаций по каждому из проработанных направлений деятельности отдела закупок.
   • Рекомендации эксперта предоставляются всегда в письменном виде (или в электронной форме), очно или дистанционно. Все зависит от договоренностей. Внимание! Разделы 1) и 2) – обязательные. Все последующие разделы – по желанию заказчика.
3.   Подготовка управленческих документов и обучение 
   • Прописывание технических заданий аудитором-консультантом совместно со специалистами предприятия (специалисты закупок, ИТ отдела, финансово-экономического отдела).
   • Формирование инструкций и регламентов по закупочной деятельности.
   • Разработка типовых требований договора купли-продажи.
   • Обучение специалистов по выбранным темам (очное или дистанционное) и т.д.
4.  Сопровождение внедрения (всего того, что перечислено в п.3)

Этапы аудита закупочной деятельности

Я свела в таблицу основные этапы аудиторской деятельности в закупочных подразделениях. Всего 4 этапа, два из которых — обязательные. По их завершении принимается заказчик принимает решение об участии аудитора в последующих этапах или самостоятельной работе специалистов предприятия.

Продолжительность аудита

Продолжительность зависит от:

• Типа отдела закупок
• Количества сотрудников в отделе
• Функционала отдела закупок
• От поставленной цели аудита

Если аудит заказан только по пунктам 1 и 2, то его продолжительность обычно составляет от 24 рабочих часов до 2 месяцев.

В случае полного аудита (все 4 пункта), то – от 3-х месяцев до года.

В практике есть аудиторские проекты, более похожие на аутсорсинг, продолжительностью более года.

Но продолжительные сроки не должны пугать. Проведение аудита отдела закупок практически всегда оказывается экономически оправданным.

Если по результатам аудита требуются глубокие изменения, следующим шагом может стать консалтинговый проект.

Ваш первый шаг к эффективным закупкам

Аудит закупок — это не про контроль ради контроля. Это самый быстрый и экономически обоснованный способ найти внутренние резервы для роста прибыли без увеличения оборота.

Если после прочтения вы задумались над эффективностью своих процессов, это уже знак.

Готовы заглянуть «под капот» ваших закупок и увидеть конкретные финансовые возможности?
Закажите бесплатную 30-минутную встречу сессию, на которой мы:

• Разберем одну-две ваши самые острые боли в закупках.

• Наметим возможные направления для аудита.

• Прикинем потенциальный экономический эффект для вашего бизнеса.

Напишите мне с темой «Аудит закупок» — и мы назначим время для разговора. Давайте найдем ваши скрытые резервы вместе.

Людмила Веремей

    практикующий эксперт по закупкам, мой главный KPI — рост прибыли моих клиентов.

Я предлагаю свои услуги по качественному аудиту отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Рекомендую прочитать мои статьи:

Мои мероприятия:

ЗАПИСАТЬСЯ НА МЕРОПРИЯТИЕ ИЛИ ЗАДАТЬ ВОПРОС

поделиться в соц.сетях:

Веремей Людмила

© Людмила Веремей, 2018-2022. Все права защищены. Копирование материалов целиком или по частям запрещено.